构建决策、执行、监督相分离的物资购销管理体系

开滦集团物资分公司      彭革   晏家骐

开滦（集团）物资分公司每年发生采购的物资品种多达四万余种，发生购销往来的上下游厂商1000多家，物资采购牵涉面广，业务人员在选择供应商、确定价格和付款等方面都有一定的权力，需要有一套完善的物资购销管理体系，保证采购行为更加科学，进而避免商业贿赂行为的发生。物资公司以往的管理体系更多侧重于事后控制，新构建的物资购销管理体系将采购业务分段管理，侧重于事前控制和事中控制，使物资规范采购从他律走向自律，这就是物资公司构建物资购销管理体系的核心思想。

去年，集团公司“两会”明确提出实施集约化、专业化、精细化管理，物资公司按照集团公司的部署，以降低采购成本，提升服务质量，实施阳光采购为目标，以决策权、执行权、监督权“三权分离”为构建新体系的保障；以完善管理制度、建立长效机制为构建新体系的手段；构建计划、采购、验收、结算相分离的新的物资购销管理体系。从而为提高物资采购行为的透明度，防止商业贿赂，实现阳光采购打下了坚实基础。

一、建立计划、采购、结算分开，“三权分离”的物资购销管理体系

所谓计划与采购分开，即打破原有物资购销模式，将计划、采购环节分开，实现相互制约。在机构设置上，设立计划部，采购部、审计结算部，将采购业务分段划归给三个部门。将一个业务员一包到底的传统采购方式变成计划、采购业务相对“ 独立”，而实际上又注重计划、采购环节的有机衔接，使计划、采购环节内容清晰、链接稳定、权责分明。

“三权分离”则体现决策与执行分开，执行与监督分开。决策权主要指公司各级部门以及在购销业务中从事具体工作的业务人员的厂商选择权、定价权；执行权是指各级部门和人员在购销环节中具体权力的行使权，如询价、签订合同、付款等；而监督权则主要体现在对合同履行情况的监督，对购销价格的监管，由信息系统对购销往来进行监控等。在实际业务中具体体现为计划与采购决策分开、采购与付款监督分开等。在兼顾效率的前提下，决策权、执行权、监督权既相互独立，又密切配合，从而保证物资购销的公开、公平、公正。

二、新物资购销管理体系中重点监督的几个环节

（一）采购供应商的选择。在买方市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异，使物资采购部门有较大的选择余地，并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优选用供应商，由谁来最终决定等问题是监督的突出点。

（二）价格的确定。物资采购价格的形成受多种因素变量的影响，物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因，都会使同样一种物资产品的采购价格不同。在功能满足需要的前提下提高采购物资的性价比是监督管理的关键点。

（三）验收物资质量与数量。实际到货的物资数量与质量需要仓库验收人员把关。验收人员的责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。

（四）货款结算。物资到货验收后，支付货款时间、付款方式、欠款额度大小、以也是购销管理体系中监督的重点。

三、构建新物资购销管理体系的几个工作步骤

（一）进行业务流程再造，制订购销运作模式，

长期以来物资采购按产品类别划分由计划的审查、到询价、报价，以至签订合同和履行合同整个过程全由一名业务人员完成，一包到底的采购运行模式，弊端是运作程序不规范，缺少必要的监督制约，再造后的业务流程按采购的环节将计划与采购分开，环节界定清晰，形成相对制衡，阳光运作新的业务流程运转模式。

（二）在流程再造的基础上对管理体制、岗位职责进行了界定和调整

对以往按产品分类设置的设备、机电、化建、支护、金属材料等部门进行整合，设立了计划部、采购部、审计结算部、信息管理部和招标办公室等。将制订计划的权限放在计划部，而由采购部统一行使采购权限，经营管理部、审计结算部和信息管理部对采购全过程进行控制与监督，形成部门职责界定清楚，有效衔接，相互制约的购销监管体系。

（三）建立长效机制，完善内控制度

建立切实可行的内控制度和管理办法，使对购销环节的监控有章可循是构建新体系中重要一环。通过《物资公司计划管理办法》、《物资公司采购决策管理办法》、《市场价格信息管理办法》、《应收帐款管理办法》、《绩效考核管理办法》等规章制度的建立形成了物资公司监管的制度体系，为对业务流程的监督提供了详尽的依据。

（四）完善价格信息收集渠道，不断摸索价格监管方法

价格信息的管理有两层含义，首先，对购销环节的监控归根到底是对购销价格的监督，购销价格是监督购销环节中的核心要素，对购销价格的准确把握无异于切断了商业贿赂的命脉。其次，通过各种渠道长期收集积累的价格信息经过加工反映在图表上还能预测未来一段时期该类生产资料的价格走势，有了对当前价格的准确把握和对中长期走势的科学预测，当采购价格严重偏离现行市场价格时，就会引起监督部门的警觉，起到价格监督的作用。

（五）完善供应商评价管理体系

选择供应商是物资采购的起点，质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、售后服务、结算方式、合作状况是物资公司供应商评价体系中考核的七个方面，经过综合评定符合要求，排名靠前的厂商才能进入开滦市场，通过供应商评价、分类，与A级供应商建立战略关系，与资质信誉良好的厂商保持长久的合作关系，从而拓宽市场空间，稳定供货渠道。

四、构建新物资购销管理体系的效果