煤炭企业加强物资采购监管的对策

平煤集团物资供应总公司 李清华

1．健全和完善物资采购的内部控制制度

学习其他企业的先进管理经验, 结合企业自身情况, 制订完善的物资采购监督管理制度。在计划方面制订《物资采购计划管理实施细则》; 在物资采购过程中制订《物资采购合同签定管理办法》、《物资采购价格管理规定》、《物资采购质量监督管理规定》; 在物资验收、物资的保管、物资的收和使用等方面都应健全和完善各项规章制度。通过这些规章制度使采购部门、仓储部门、质检部门、计划部门、财务部门、审计部门、纪检监察部门等物资管理的相关部门相互协调、相互制约、明确责任, 规范运作, 共同把好物资采购关。

在很多情况下, 出现的物资采购问题并非没有制度可依, 而是制度没有得到严格执行。内部审计部门要定期或不定期对物资采购有关内部控制制度的设计的合理性和执行的有效性进行监督检查, 并出具书面的评审报告, 对存在的问题提出管理建议书,这样可以维护制度的严肃性, 以免制度形同虚设。

2．作好物资采购监督管理的信息基础

　　加强物资采购的监督管理是一项系统工程, 涉及的部门较多, 需要掌握多方面的信息, 各部门之间还要彼此相互沟通, 密切配合。物资计划管理部门根据年初制定的自下而上、层层编制的物资采购计划, 审核物资采购计划的合理性和合规性; 物资价格管理部门调查了解供货单位提供的商品名称、价格、质量标准、性能、社会资信程度, 本着货比三家的原则, 择优确定一些供货单位和供货产品并输入计算机, 为招投标活动提供可靠信息来源; 法律部门要严格审查物资采购合同签定的合法性, 并保存物资采购合同, 维护合同的良好履行; 仓储部门要建立健全物资采购明细账、分期分类台账和库存物资的明细账; 财务管理部门要建立物资采购管理总账和明细账, 每月同仓储部门核对, 做到账账、账实相符。只有各职能部门将基础资料作的齐全而完备, 才便于对物资采购进行监管。

3．采用先进的物资采购监督管理技术

运用计算机网络收集物资信息, 建立供货商数据库、价格信息数据库并随时进行数据更新; 建立物资采购管理的局域网, 将采购计划申请、提出采购建议价、采购价格审核、采购价格批准、物资验收、物资的仓储、物资的发放、物资的使用情况、采购结算等环节全部按照流程在网上完成, 使各业务部门都必须按照规定程序完成自己的职责, 才能进入下一环节, 最终完成采购、收发和使用、结算等业务。

采用计算机信息技术的首要问题是作好需求分析和系统的可行性研究, 出具《系统需求分析规格书》供主要领导和相关的职能部门(如采购部门、仓储部门、计划部门、财务部门、审计部门) 进行讨论研究以补充其不足。经过反复的研讨后, 然后才能按照成熟完善的《系统需求分析规格书》进行设计, 在设计过程中和设计完成后应注重系统的测试工作, 以满足使用系统部门的工作需要, 系统的投入使用也要选择一个合适的转换过程, 这样才能不影响正常工作的运行。在系统的需求分析、设计、测试、转换以及运行和维护过程中, 信息的安

全问题都至关重要。

4．提高物资采购监督管理人员素质