浅谈煤炭企业物资采购管理

                      开滦集团物资分公司  彭革

    煤矿生产的特点是井下作业,其产品虽然单一,但生产过程却是一个复杂的多工序、多环节的综合体。包括了地质勘探、测量、开拓、掘进、运输提升、排水、通风、供电、爆破、支护、采煤、选矿等诸多方面和环节。生产及设备投入受地质条件影响极大;面临瓦斯(煤尘)爆炸、透水、火灾、冒顶等重大安全隐患的威胁;使用物资品种繁杂且消耗不规律。煤矿生产的上述特点决定了煤矿物资采购工作的地位十分重要,确保煤矿安全生产、及时供应和降低采购成本就成为煤炭企业物资采购工作的中心任务。现结合开滦物资采购管理的实践谈一些自己对物资集中采购管理的认识。

一、建立以“集中采购”为核心的“四集中”管理制度

    开滦集团2002年实施专业化重组,各专业化公司的物资采购供应统一由物资公司负责,建立了“四集中、四分离”的物资采购管理体制。“四集中”即推行集中采购、集中储备、集中结算、集中配送的管理体制;“四分离”是将计划、采购、验收、结算等业务分段管理,实现物资采购各环节的相互制约机制。在机构设置上按业务功能组建部门,成立了计划部、采购部、结算部、仓储配送中心,重新设计业务流程,并通过物资管理信息系统的有利配合对流程和业务分工进行严格界定,做到了采购管理各环节权责清晰、链接稳定、相互监督、公开透明。

    (一)集中采购发挥了规模优势。开滦集团公司曾经长期实行局、矿(厂)两级管理的物资管理体制,按物资类别划分集团公司采购物资和自采物资,各使用部门都有相当的自行采购权,造成层层设库和采购部门,使集团公司库存储备资金占用大,人员配备多,采购批量小,不仅不便于管理和监督,也不能发挥规模采购优势。专业化公司组建以来实施“物归一口”管理,全集团公司的物资采购都统一由物资公司负责,充分发挥了集团集中采购的规模优势,增大采购批量,减少了

中间环节,主要物资都从生产厂家采购,极大地降低了物资采购成本。

    (二)集中储备优化了库存结构,减少了储备资金占用。改过去企业内部的多头储备为集中储备,以总量控制为目标,以调整结构,增加有效储备为核心。储备管理的重点是储备结构的调整,结构调整的重点是库存无动态物资的减少,有效储备品种增加,通过严格控制库存动态,制定科学的实物储备定额,优化储备结构,提高储备效率,加快储备资金周转次数。

    (三)集中配送,节省了物流费用。物资配送是企业物流的重要环节,快捷高效是物资配送的主要目的,整合企业运输配送资源,减少重复劳动,成立配送中心,负责企业内部各部门所需物资的配送。集中配送,有效地利用了企业内部资源,减化了程序,节约了大量人力、物力,提高了配送效率和效益。

    (四)集中结算,节省了财务费用。集团公司资金结算中心统一对外资金结算,结算中心通过统管银行账户实现了资金集中管控的目标;通过资金统筹安排、分灶吃饭缓解集团公司资金紧张的压力,节约了财务费用;根据资金状况,统筹安排资金支付顺序,控制资金支付节奏,发挥了集中管控和集中结算方式的优势。

    (五)“四分离”实现了阳光操作。物资采购权集中到物资公司,公司内部将计划、采购、验收、付款各环节的业务分段管理,供应商实行内部物资市场动态准入机制,优胜劣汰。采购哪一家,计划部门只有建议权,无权决定,采购部只能在计划部推荐的三家供应商中选择一家,有效地避免了个人说了算;集中采购的价格也不是采购部门完全决定,必须在价格控制部门的监督下,在所准入的供应商中比质比价或招议标;到货物资应经存储地验收保管人员严格检验,确认无误后由结算中心统一结算。使计划权、采购权、验收权和结算权完全分离。“四分离”把计划、采购、验收、结算权利分配到四个部门,四部门相互协调,相互制约的新体有利于科学采购,实现阳光操作。

二、实施多种物资采购方式

    (一)战略伙伴采购。煤炭行业现阶段的物资供应体制决定我们应转变原有的观念和采购模式,将供应与需求关系从简单的买卖关系向双方建立战略协作伙伴关系转变。在传统的采购方式中,采购单位与供应商之间是一种简单的买卖关系,因此无法解决一些涉及全局性、战略性的物资供应问题,而基于战略伙伴关系的采购方式就为解决这些问题创造了条件。共享库存资源、降低采购风险、降低采购成本以及准时化采购是战略伙伴采购方式给我们在采购中带来的益处。

    (二)招标采购。招标采购是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标,从中择优选择中标者的采购方式。其优点在于能在大范围内的筛选合格的投标供应商,竞争性更强,同时也可避免商业贿赂行为。集团公司大宗物资采用招标采购方式,可以大大节约采购成本,规范采购行为,提升采购的透明度。

    (三)竞争性谈判采购。竞争性谈判采购是指采购部门直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。煤炭行业要求物资供应的及时性,否则会直接影响生产,所以除一些常规采购方式外,还要留有物资采购的应急预案,竞争性谈判采购就是出现常规采购不能满足要求时的一种采购方式,招标后,没有供应商投标或者没有合格标的;出现了不可预见的急需采购,而无法按招标方式得到的;对高新技术含量有特别要求的等三种情况出现时可启动此种采购方式。

    (四)单一来源采购。单一来源采购的适用范围包括只能从唯一供应商处采购的;发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且采购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。此种采购方式能满足物资供应的及时性,但对于采购成本的控制和采购价格的确定存在不利因素。启动此种采购方式时大多情况紧急,企业采购的物资又比较稀缺,生产厂家单一,采购价格的浮动和谈判空间不大。

    (五)定向采购。定向采购是物资采购部门依据供应商评价体系评定合格供方,形成合格供方名单,确定各类物资的定点采购供应单位,建立企业的资源市场准入制度,最大限度压缩中间供应环节,加大生产厂家直供比重,并对定点供应商实行动态管理,做到优胜劣汰。

三、选择供应商、稳定供货渠道

    选择供应商是物资采购的起点,对供应商的选择必须规范、控制和有效管理,以便拓宽市场空间,稳定供货渠道。开滦物资分公司与开滦集团公司确定的一千多家供货厂商目录中的九百多家供货厂商有采购物资业务,对一百多家客户有销售业务。建立了稳定供货渠道,保证集团公司生产所需物资需求。同时,制定了以下考核指标体系:（1）质量水平。ISO质量认证情况或质量保证体系;物资的优良品率;出现质量问题的次数及后果;对质量问题的处理。（2）交货能力。交货的及时性或缺货次数;扩大供货的弹性;样品的及时性;增、减订货的适应能力;零星订货的保证程度。（3）价格水平。折扣程度;在同行业中的价格水平;消化涨价的能力;成本下降空间。（4）技术能力。产品的先进性;产品设计能力;新产品的研发能力。（5）售后服务。售后服务的及时性;服务满意度;配套售后服务能力。( 6)结算方式。预付货款情况;支付货款形式; 质保金情况。（7）合作状况。合同履约率;供货额外负担和所占比例;合作年限;融洽关系。对供厂商有下列情况之一的,未能保持产品质量稳定合格,在同一年度内提供产品累计出现两次质量问题或因其它原因给开滦造成安全隐患或经济损失的;不认真履行合同约定,给开滦造成严重损失的;弄虚作假,骗取内部物资市场准入资格的;被吊销营业执照的;提供虚假投标材料或恶意串标,哄抬价格的;采用不正当手段诋毁、排挤其他供应厂商的;向采购部门、招标机构等有关人员行贿或者采取不正当手段参与竞争的;以购代产或为他人代开发票或自行委外加工的;无正当理由拒绝有关部门检查或不如实反映情况和提供材料的;违反国家法律、法规和企业规章制度的。取消供应厂商资格,同时积极开发引进有潜质的供应商,以促进竞争,保证供应质量。

四、物资采购过程的监督管理

    (一)设立价格监督管理部门。公司设立审计结算部、经营管理部,负责采购全过程的监督。在进行物资采购决策时,坚持按权级进行民主决策,避免个人专权和决策失误,在日常采购管理中明确价格监管部门和相关人员的权限和责任,实行分级决策;监督部门对采购价格进行监控,有效避免了采购环节发生不正当交易行为。